Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

FlowX („wir“, „uns“) stellt eine Plattform für Betriebsmanagement für Teams bereit. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wenn Sie unsere Website und unser Produkt nutzen, warum wir sie erheben und welche Rechte Sie daran haben. Bei Datenschutzfragen wenden Sie sich an support@flowx.ninja.

Es gelten zwei Rollen. Für die Inhalte innerhalb eines Arbeitsbereichs entscheidet die Kundenorganisation, was gespeichert wird und warum — sie ist die verantwortliche Stelle, und wir verarbeiten diese Inhalte auf ihre Weisung. Für Konto-, Website-, Abrechnungs- und Sicherheitsdaten legen wir die Zwecke selbst fest und handeln als verantwortliche Stelle. Wenn Sie Mitglied im Arbeitsbereich einer anderen Organisation sind, richten Sie Anfragen zu Arbeitsbereichsinhalten zuerst an die Administration dieses Arbeitsbereichs.

2. Daten, die wir erheben

• Kontodaten — Name, geschäftliche E-Mail, Passwort (nur als gesalzener Hash gespeichert), Name des Arbeitsbereichs.
• Inhalte des Arbeitsbereichs — Aufgaben, Anfragen, Projekte, Kommentare, Dokumente und andere Datensätze, die Ihr Team erstellt. Ihre Organisation kontrolliert diese Inhalte.
• Nutzungsdaten — Anmeldezeiten, IP-Adressen und Aktionen, die in der Audit-Spur Ihres Arbeitsbereichs erfasst werden (eine Kernfunktion des Produkts).
• Gerätedaten — Push-Tokens für die Browser und Mobilgeräte, auf denen Sie Benachrichtigungen aktivieren, und die dazugehörigen Benachrichtigungseinstellungen pro Gerät.
• Kommunikation — E-Mails, die wir Ihnen senden (Bestätigungscodes, Einladungen, Benachrichtigungen), und Nachrichten, die Sie uns senden.
• Abrechnungsdaten — die Rechnungsanschrift, Firmen- und Adressangaben, die Steuernummer, der Tarif, Platz- und Nutzungszähler sowie die daraus erzeugten Rechnungen.
• Diagnosedaten — Fehlerberichte und Leistungsspuren aus den Mobil-Apps (Gerätemodell, Betriebssystem, App-Version und der technische Aufrufstapel des Fehlers) sowie die zustimmungsbasierte Analyse aus Abschnitt 9.

Wir erheben keine Kartendaten — Zahlungen werden von Stripe verarbeitet, das Kartendaten im Rahmen seiner eigenen PCI-DSS-Konformität behandelt.

3. Warum wir sie verarbeiten

• Zur Bereitstellung des Dienstes: Authentifizierung, Benachrichtigungen, Audit-Spuren und Funktionen des Arbeitsbereichs.
• Zur Absicherung des Dienstes: Missbrauchsprävention, Kontosperrschutz und Sicherheitsprotokollierung.
• Zur Kommunikation: Bestätigungscodes, Einladungen zu Arbeitsbereichen und Servicehinweise.
• Zur Abrechnung: Berechnung von Plätzen, Speicher und Nutzung, Ausstellung von Rechnungen, Zahlungseinzug und Erfüllung steuerlicher und elektronischer Rechnungspflichten.
• Zur Verbesserung des Dienstes: aggregierte Nutzungsmessung und Diagnosedaten aus Abstürzen und langsamen Anfragen.
• Zur Erfüllung der für uns geltenden gesetzlichen Pflichten.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen die Inhalte Ihres Arbeitsbereichs nicht für Werbung.

4. Rechtsgrundlagen (DSGVO) und PDPL-Ausrichtung

Soweit die EU-DSGVO gilt, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung (Bereitstellung des von Ihnen bestellten Dienstes), berechtigte Interessen (Sicherheit und Verbesserung des Dienstes) und, wo erforderlich, auf Ihre Einwilligung. Soweit das saudische Personal Data Protection Law (PDPL) gilt, verarbeiten wir personenbezogene Daten mit Ihrer Kenntnis zu den hier beschriebenen Zwecken und achten die Rechte, die es Ihnen gewährt.

5. Wo Ihre Daten liegen

• Arbeitsbereichsdaten werden bei Amazon Web Services in der EU-Region (Frankfurt) gehostet, sofern Ihr Auftragsformular keine andere Region nennt.
• Die Daten jedes Arbeitsbereichs sind auf Datenbankebene von anderen Kunden getrennt (Row-Level Security) und werden bei jeder Abfrage erzwungen, nicht allein durch Anwendungscode.
• Daten sind in der Übertragung verschlüsselt (TLS). Dateien und Anhänge sind im Objektspeicher im Ruhezustand mit von AWS verwalteten Schlüsseln verschlüsselt oder mit einem kundenverwalteten KMS-Schlüssel, wo einer konfiguriert ist.
• Der Zugriff auf Produktionsdaten ist auf die betreibenden Personen beschränkt, die ihn benötigen, wird getrennt von Kundenkonten authentifiziert und in einem Betreiber-Audit-Protokoll erfasst.
• Sicherungen werden nach einem rotierenden Zeitplan erstellt und im gleichen Maß geschützt wie das laufende System.

6. Weitergabe

Wir geben personenbezogene Daten nur an Auftragsverarbeiter weiter, die für den Betrieb des Dienstes nötig sind:

• Cloud-Hosting-Anbieter (Infrastruktur)
• Microsoft (Zustellung transaktionaler E-Mails)
• Google (Firebase) — Push-Benachrichtigungen auf Android und im Web, Absturzberichte der Mobil-Apps, Leistungsberichte für Mobil-Apps und Web, zustimmungsbasierte Analyse und die Google-Anmeldung, wo Ihr Arbeitsbereich sie nutzt.
• Apple — Auslieferung von Push-Benachrichtigungen an iOS-Geräte.
• Zahlungsanbieter — je nach Ihrem Rechnungsland entweder unser Zahlungsdienstleister (mit FlowX als Verkäufer) oder ein Merchant of Record, der für diese Transaktion der Verkäufer ist und die Zahlung nach seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeitet.

Wenn Ihr Arbeitsbereich Single Sign-on oder ein Postfach für den E-Mail-Eingang anbindet, fließen Daten auch zu und von dem Anbieter, den Sie gewählt haben — auf Grundlage Ihrer eigenen Vereinbarung mit ihm.

Wir können Daten offenlegen, wenn eine zuständige Behörde dies rechtlich verlangt.

7. Aufbewahrung

• Sprachnotizen können automatisch in Text umgeschrieben werden. Der Transkriptionsdienst läuft auf unserer eigenen Infrastruktur — Audio wird an keinen fremden KI-Anbieter gesendet, und nichts daraus wird zum Training von Modellen genutzt.
• Das Produkt bringt Arbeit automatisch voran: Statusänderungen, Freigabewege, SLA-Uhren, Eskalationen und Erinnerungen. Sie folgen Regeln, die Ihr Arbeitsbereich konfiguriert, nicht einem Profiling von Personen.
• Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkung haben.

8. Ihre Rechte

• Arbeitsbereichsdaten werden aufbewahrt, solange Ihr Arbeitsbereich aktiv ist. Die Audit-Historie wird für den Zeitraum aufbewahrt, den Ihr Tarif vorsieht (30 bis 365 Tage).
• Wird ein Arbeitsbereich geschlossen, bleiben die Daten erhalten, damit die Schließung rückgängig gemacht werden kann; sie werden nicht automatisch gelöscht. Eine Administration kann uns bitten, sie zu löschen, und wir tun das auf Anfrage. Sicherungen laufen in ihrer eigenen Rotation aus.
• Rechnungen und die dahinterliegenden Abrechnungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie Steuer- und Handelsrecht es verlangen — auch nach der Schließung eines Arbeitsbereichs.
• Sie können Ihre Arbeitsbereichsdaten jederzeit unter Einstellungen → System exportieren.

9. Cookies

• Unbedingt erforderlich: ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung (httpOnly, SameSite=Lax, in der Produktion nur über HTTPS gesendet) und Ihre Oberflächeneinstellungen (Thema, Sprache), gespeichert in Ihrem Browser.
• Analyse: Wir nutzen Google Analytics, um Besuche zu zählen und zu sehen, welche Seiten und Bildschirme genutzt werden. Nichts wird geladen und kein Analyse-Cookie geschrieben, bevor Sie das Banner annehmen; eine Ablehnung wird gespeichert, und außerhalb der Produktion ist die Analyse vollständig deaktiviert.
• Im Produkt und in den Mobil-Apps sind die Regeln strenger: Wir senden niemals Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Benutzer-ID oder Kennungen des Arbeitsbereichs; Datensatz-IDs in URLs werden vor dem Senden durch einen Platzhalter ersetzt; und Abfrageparameter — die Suchbegriffe enthalten können — werden vollständig verworfen.
• Absturzberichte sind in veröffentlichten Versionen der Mobil-Apps aktiv, Leistungsberichte in den Mobil-Apps und im Web, damit wir Fehler und langsame Seiten beheben können. Beide enthalten technische Diagnosedaten, niemals Ihre Arbeitsbereichsinhalte.
• Wir setzen nirgendwo Werbe- oder seitenübergreifende Tracking-Cookies ein.

10. Änderungen

Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir auf dieser Seite und aktualisieren das Datum oben. Wesentliche Änderungen werden den Administrationen der Arbeitsbereiche per E-Mail angekündigt.

11. Internationale Übermittlungen

Arbeitsbereichsdaten werden in der EU gehostet, und einige unserer Auftragsverarbeiter — insbesondere Anbieter für Push-Benachrichtigungen und Analyse — arbeiten außerhalb der EU. Werden personenbezogene Daten grenzüberschreitend übermittelt, stützen wir uns auf die Garantien des jeweils geltenden Rechts, einschließlich Standardvertragsklauseln und der Übermittlungsvoraussetzungen des saudischen PDPL. Angaben für Ihren Vertrag stellen wir auf Anfrage bereit.

12. Ihre Rechte

Nach geltendem Recht (PDPL / DSGVO) können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung oder eine Kopie verlangen und bestimmten Verarbeitungen widersprechen oder sie einschränken lassen. Mitglieder eines Arbeitsbereichs sollten sich zuerst an die Administration ihres Arbeitsbereichs wenden, da die Kundenorganisation die Arbeitsbereichsinhalte verantwortet; wo wir als Auftragsverarbeiter handeln, unterstützen wir diese Organisation bei der Antwort. Sie können sich auch direkt an uns wenden, und wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist. Sind Sie nicht zufrieden, können Sie sich bei Ihrer Aufsichtsbehörde beschweren — in Saudi-Arabien bei der SDAIA.

13. Kinder

FlowX ist ein Arbeitswerkzeug, das an Organisationen verkauft wird. Es richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 18 Jahren. Wenn Sie glauben, dass Daten eines Kindes zu uns gelangt sind, wenden Sie sich an uns, und wir löschen sie.

14. Änderungen

Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir auf dieser Seite und aktualisieren das Datum oben. Wesentliche Änderungen kündigen wir den Administrationen der Arbeitsbereiche vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail an.

15. Kontakt

Fragen zum Datenschutz oder eine Anfrage zu Ihren Daten: support@flowx.ninja. Die Bedingungen für die Nutzung des Dienstes stehen in den Nutzungsbedingungen.