تتلقى الإدارة المالية طلبات الدفع من سائر الإدارات، وتمررها عبر مسار موافقة منشور، وتحوّل المعتمد منها إلى مهام، وتتتبع كلًا منها وفق اتفاقية مستوى خدمة.
- 1يعرّف المسؤول خدمات طلبات الإدارة المالية (مثل «طلب دفع») وينشر قالب مسار موافقة نطاقه الإدارة المالية وهذا النوع من الطلبات.
- 2يرفع أي موظف طلبًا عبر «طلب جديد»، ويسنده إلى المالية، ويرفق الفاتورة الداعمة.
- 3ينشئ المسار المنشور سلسلة المعتمِدين تلقائيًا؛ يبتّ المعتمِدون مستوى بعد مستوى، ويستلزم الرفض سببًا مكتوبًا يعالجه مقدّم الطلب قبل إعادة التقديم.
- 4بعد الاعتماد تحوّل المالية الطلب إلى مهمة وتسندها، ويعمل عدّاد الاتفاقية وتصعيدات التأخر حتى إنجاز العمل وتقييمه.
- 5تسجَّل كل خطوة — الإنشاء والقرارات والتحويل والإنجاز — في الخط الزمني للسجل وفي سجل التدقيق.
الطلباتالموافقاتقوالب مسارات الموافقةالمهاممكتبة المستنداتتتبع اتفاقيات مستوى الخدمةسجل التدقيق
تنشر إدارة تقنية المعلومات كتالوج خدماتها كأنواع طلبات، وتفرز الوارد عبر لوحة معلومات، وتستجيب ضمن أهداف زمنية لكل أولوية.
- 1تعرّف تقنية المعلومات خدمات مثل الوصول والأجهزة والدعم، لكل منها ساعات اتفاقية افتراضية بحسب الأولوية.
- 2يرفع الموظفون الطلبات من الويب أو الجوال؛ فيُوجَّه كل طلب إلى تقنية المعلومات للاعتماد ويظهر في قائمة الإدارة.
- 3يحوّل المدير الطلبات المعتمدة إلى مهام ويوزعها على الفريق، متابعًا الحمل من العرض التشغيلي.
- 4تُخطر المواعيدُ المقتربة المكلّفين؛ وتَسِمُ التجاوزاتُ السجلَّ وتصعّد على مراحل وتظهر في لوحات الاتفاقيات والتقارير.
- 5يقيّم الطالبون العمل المنجز، وتغذي التقييمات لوحات الفريق والتقارير.
الطلباتالموافقاتالمهامتتبع اتفاقيات مستوى الخدمةلوحات المعلوماتالإشعاراتتقييمات الرضا
يدير فريق العمليات فحوصًا يومية وشهرية كأعمال روتينية: ينشئ FlowX المهام في مواعيدها ويقيس الالتزام ويصعّد ما فات.
- 1يعرّف المدير الأعمال الروتينية — فحص جاهزية يومي ومراجعة شهرية للاتفاقيات — لكل منها مكلّفون وأولوية وساعات اتفاقية.
- 2يولّد المجدول كل دورة كمهمة عادية؛ ينجزها المكلّفون ويرفقون ملفات الإثبات.
- 3يعرض كل روتين نسبة التزامه وعدد الإخفاقات؛ وتُستثنى الأعمال المفتوحة داخل نافذتها لتبقى النسبة عادلة.
- 4والمدير غير الراضي عن تسليمٍ يطلب إعادة تقديم بملاحظات مكتوبة، فتُعاد المهمة للعمل.
- 5ويحصل المدققون على الأثر الكامل: الخط الزمني لكل دورة إضافة إلى سجل تدقيق مساحة العمل.
الأعمال الروتينية المتكررةالمهامتتبع اتفاقيات مستوى الخدمةمكتبة المستنداتسجل التدقيقتقييمات الرضا
يطلب المدير المعيّن من الموارد البشرية تهيئة موظف؛ فتديرها الموارد البشرية كمشروع تقع مهامه على تقنية المعلومات والمرافق والمالية — كل إدارة مسؤولة عن جزئها، والمتابعون على اطلاع دائم.
- 1تنشر الموارد البشرية خدمة «تهيئة موظف». وترفع الإدارة المعيِّنة طلبًا عبر «طلب جديد» وتسنده إلى الموارد البشرية.
- 2يعتمد مدير الموارد البشرية الطلب ويحوّله إلى مهمة، ثم يجمع التهيئة ضمن مشروع لتتجمع أعمال الإدارات في مكان واحد.
- 3تُنشأ مهام منفصلة لتقنية المعلومات (الحسابات والأجهزة) والمرافق (المكتب والدخول) والمالية (إعداد الرواتب) — كل مهمة مسندة داخل إدارتها وبموعدها الخاص.
- 4يتابع المدير المعيِّن والموارد البشرية كل شيء كمتابعين: يصلهم كل تغيير حالة وتعليق وملف في إشعاراتهم دون أن يملكوا المهام.
- 5يعرض المشروع نسبة الإنجاز عبر الإدارات، ويسجل الخط الزمني من فعل ماذا ومتى — جاهزًا ليوم الموظف الأول.
الطلباتالمهامالمشاريع والمراحلالهيكل التنظيميالإشعاراتالخط الزمني للنشاط
مثال لسير عمل يمكن لفريق عمليات مستشفى تهيئته: ترفع الأقسام السريرية طلبات صيانة إلى المرافق والهندسة الطبية الحيوية، بأولويات حرجة ذات أهداف زمنية ضيقة وجولات سلامة دورية — باستخدام قدرات FlowX العامة، لا وحدة طبية متخصصة.
- 1تعكس الشجرة التنظيمية المستشفى: الأقسام السريرية إلى جانب المرافق والهندسة الطبية الحيوية، لكلٍّ مديره؛ والمباني وسوم فروع.
- 2تنشر المرافق خدمات مثل «إصلاح معدات» و«صيانة غرفة»، بقيم افتراضية بالساعات لاتفاقية الخدمة عند الأولوية الحرجة.
- 3يرفع جناحٌ طلب إصلاح حرجًا؛ فيُوجَّه مباشرة إلى المرافق، ويُعتمد، ويُحوَّل إلى مهمة تُسند إلى فني.
- 4يعمل عدّاد الاتفاقية من لحظة الإنشاء؛ وتُخطر المواعيدُ المقتربة المكلَّف، وتَسِم التجاوزاتُ السجلَّ وتصعّد إلى مدير الإدارة على مراحل.
- 5تعمل جولات السلامة اليومية كأعمال روتينية بنسب التزام، ويمنح سجل التدقيق «إضافة فقط» المفتشين سجلًا منسوبًا لكل إجراء.
الطلباتتتبع اتفاقيات مستوى الخدمةالأعمال الروتينية المتكررةالهيكل التنظيميسجل التدقيقالإشعارات
مثال لتهيئة شركة لوجستية تدير عدة مواقع: وسوم الفروع تفصل المواقع، والمستودعات ترفع أعمالها إلى الصيانة المركزية، والمديرون يقارنون أداء الفروع من لوحة واحدة.
- 1كل موقع وسم فرع؛ وتقيم فرق المستودعات وإدارة الصيانة المركزية في الشجرة التنظيمية بمديريها.
- 2يرفع مستودعٌ طلب «صيانة مركبة» إلى الصيانة؛ فيبتّ فيه مسار الموافقة المنشور ويتحول العمل إلى مهمة موسومة بالفرع.
- 3يتطلب العمل المتأخر سبب تأخير، فتتحول الأسباب المتكررة — قطع الغيار أو الكوادر أو الطقس — إلى بيانات قابلة للتقرير لا رواياتٍ متناثرة.
- 4وتُتتبع الفواتير التشغيلية المرتبطة بالأعمال حتى السداد (قيد الإجراء، مدفوعة، ملغاة) مع ملفات الإثبات على السجل.
- 5تُرشَّح التقارير بالفرع والإدارة، فيرى مدير العمليات أي موقع يحقق أهدافه الزمنية وأيها يحتاج دعمًا.
الطلباتالموافقاتالمهامالهيكل التنظيميالفواتير التشغيليةالتقاريرتتبع اتفاقيات مستوى الخدمة
مثال لتهيئة جهة حكومية: موافقات تسلسلية تصعد الهرم مستوى بعد مستوى، ومستندات بسلاسل اعتماد خاصة، ومساحة عمل كاملة — بما فيها سجل التدقيق — تعمل بالعربية وبتخطيط من اليمين إلى اليسار.
- 1اللغة الافتراضية لمساحة العمل هي العربية مع تخطيط من اليمين لليسار؛ وتمثّل الشجرة التنظيمية قطاعات الجهة وإداراتها العامة وأقسامها على سلّم المستويات.
- 2ينشر المسؤول مسار موافقة تسلسليًا: رئيس القسم، ثم مدير الإدارة، ثم تنفيذي محدد — ولا يُفتح مستوى إلا باعتماد سابقه.
- 3تتبع الطلبات بين الإدارات ذلك المسار تلقائيًا؛ ويتطلب كل قرار هوية صاحبه، وسببًا مكتوبًا عند الرفض.
- 4تُرفع المستندات الرسمية إلى المكتبة وتُعتمد «بالتسلسل» من معتمِديها المطلوبين، مع حفظ سجل النسخ.
- 5يسجل سجل التدقيق كل إجراء بفاعله ووقته والقيم قبل التغيير وبعده، ويمكن للمسؤولين تصديره إلى CSV في الخطط التي تشمل تصدير التدقيق.
الموافقاتقوالب مسارات الموافقةمكتبة المستنداتالموافقة على المستنداتدعم العربية والتخطيط من اليمين إلى اليسارسجل التدقيقالهيكل التنظيمي
تدير شركة استشارية أو هندسية كل ارتباط كمشروع: المراحل تحدد الخطة، والمهام تحمل العمل والساعات المسجلة، والمحادثات تُبقي القرارات على السجل، والتقييمات تُغلق حلقة الجودة.
- 1كل ارتباط مشروع بتاريخي بداية ونهاية، ومراحل لخطة التسليم، وفريق التنفيذ أعضاء ومتابعين.
- 2يُقسَّم العمل إلى مهام بملّاك ومواعيد؛ ويسجل المستشارون الوقت على كل مهمة، فيظهر الجهد لكل ارتباط دون أداة دوام منفصلة.
- 3تجري النقاشات في محادثة المشروع — تُوسم القرارات والمعوقات والمخاطر ويمكن تحويلها إلى عناصر متعقَّبة دون مغادرة المحادثة.
- 4تُقدَّم المخرجات للمراجعة مع الإثباتات؛ فيقبل المراجع أو يعيد العمل بملاحظات، وتُسجَّل كل جولة.
- 5يُقيَّم العمل المنجز على خمسة أبعاد، ويعرض المشروع الإنجاز والصحة والجودة في مكان واحد لمسؤول الحساب.
المشاريع والمراحلالمهامتقديم العمل للمراجعةالمحادثات التشغيليةتقييمات الرضاالخط الزمني للنشاط