موافقة تسلسلية من مستويين لطلبات الشراء المرفوعة إلى إدارة المشتريات، مع تصعيد عند تعثر مستوى.
جهّز سير العمل هذا
- من صفحة الهيكل التنظيمي، أضف لإدارة المشتريات خدمة طلبات مثل «طلب شراء».
- من الإعدادات ← سير العمل، أنشئ مسارًا باسم «اعتماد الشراء»، واجعل القرارات تسلسلية، وأضف مستويين: الأول لمدير الإدارة، والثاني لمعتمِد مالي محدد.
- حدّد نطاق المسار بإدارة المشتريات ونوع «طلب شراء»، واجعله يُطبَّق تلقائيًا على الطلبات الجديدة، واضبط ساعات التصعيد.
- انشر المسار. تنشئ الطلبات الجديدة المطابقة هذه السلسلة تلقائيًا؛ ويمكن إعادة تقديم المرفوض منها وفق سلوك إعادة التقديم في المسار.
قوالب مسارات الموافقةالموافقاتالطلباتالهيكل التنظيمي
مستندات بنسخ متتابعة تتطلب اعتماد مجموعة محددة قبل النشر.
جهّز سير العمل هذا
- أنشئ مجلدات لكل إدارة في مكتبة المستندات وارفع المستند؛ يبدأ بحالة Draft.
- اختر «طلب الموافقة»، وحدد المعتمِدين، واختر الوضع: موافقة الجميع، أو يكفي واحد، أو بالتسلسل.
- يبتّ المعتمِدون من قائمتهم؛ ويستلزم الرفض سببًا ويمكن إعادة تقديم المستند.
- ويعيد رفع نسخة جديدة المستندَ إلى Draft لإعادة الاعتماد، مع الاحتفاظ بسجل النسخ كاملًا.
مكتبة المستنداتالموافقة على المستنداتسجل التدقيق
مهمة تفقدية متكررة تُنشأ لكل وردية أو موقع، مع تتبع الالتزام عبر الزمن.
جهّز سير العمل هذا
- أنشئ روتينًا باسم الموقع أو الوردية، واضبط التكرار (يومي مثلًا)، وأسنِده لأعضاء الفريق المسؤولين.
- ضع قائمة التفقد في وصف الروتين لتحملها كل مهمة مولّدة.
- ينجز المكلّفون كل دورة ويرفقون الصور أو الملفات كإثبات.
- يتابع المديرون نسبة الالتزام من صفحة الأعمال الروتينية ويطلبون إعادة التقديم بملاحظات عند تسليم غير مُرضٍ.
الأعمال الروتينية المتكررةالمهاممكتبة المستنداتتتبع اتفاقيات مستوى الخدمة
أساس العمل بين الإدارات: تنشر كل إدارة ما يمكن للفرق الأخرى طلبه منها، مع أهداف زمنية لكل أولوية تُطبَّق تلقائيًا.
جهّز سير العمل هذا
- من صفحة الهيكل التنظيمي، افتح كل إدارة وعرّف خدمات طلباتها — مثل «طلب وصول» لتقنية المعلومات، و«طلب دفع» للمالية، و«صيانة غرفة» للمرافق.
- من الإعدادات ← اتفاقيات الخدمة، اضبط الأهداف لكل أولوية (تُخزَّن بساعات العمل؛ ويتخطى العدّاد أيام عطلة نهاية الأسبوع المهيأة).
- من الإعدادات ← عام، اضبط المنطقة الزمنية وأيام العطلة لتُحسب المواعيد على تقويمك لا على تقويم عام.
- من حينها يعرض «طلب جديد» خدمات كل إدارة في حقل النوع، ويملأ هدف الاتفاقية مسبقًا، ويوجّه الموافقة إلى الإدارة المستلمة تلقائيًا.
الهيكل التنظيميالطلباتتتبع اتفاقيات مستوى الخدمة
سلسلة تسلسلية تصعد الهرم — مدير الإدارة ثم التنفيذي ثم معتمِد نهائي محدد — وتصعّد تلقائيًا عندما يتوقف مستوى دون قرار.
جهّز سير العمل هذا
- من الإعدادات ← سير العمل، أنشئ مسارًا بقرارات تسلسلية وثلاثة مستويات: الأول مدير الإدارة، والثاني دور في الإدارة (مثل المدير التنفيذي)، والثالث مستخدمون محددون.
- اضبط «التصعيد بعد (ساعات)» وجهة التصعيد — فعند تجاوز مستوى للمهلة يُخطَر ذلك الشخص مرة واحدة لكل مستوى في كل نسخة.
- اختر سلوك إعادة التقديم — من المستوى الأول، أو من مستوى الرفض، أو مع الاحتفاظ بالمعتمَد — كي لا يُعيد الجميع قرارهم بعد الرفض إلا إذا أردت ذلك.
- حدّد نطاقه بالإدارات وأنواع الطلبات التي يحكمها، واجعله تلقائي التطبيق، وانشره. ويُستبعد مقدّم الطلب من كل مستوى بحكم التصميم.
قوالب مسارات الموافقةالموافقاتالهيكل التنظيميالإشعارات
حوّل لحظة الإبلاغ عن حادثة في محادثة إلى عمل متعقَّب له مالك — دون تبديل الأدوات أو فقدان سياق النقاش.
جهّز سير العمل هذا
- من الإعدادات ← المحادثات التشغيلية، فعّل أنواع العلامات التي تحتاجها فرقك — معوقات ومخاطر وتصعيدات وقرارات وموافقات.
- عند ورود حادثة في محادثة مهمة أو طلب، استخدم «تحويل إلى إجراء» على الرسالة واختر تصعيدًا أو معوقًا؛ وحدد المالك والموعد في النموذج.
- وإن احتاجت الاستجابة إلى اعتماد، حوّل رسالة إلى موافقة — واختر الوضع والمعتمِدين؛ فيُسجَّل القرار في المحادثة وقائمة الموافقات معًا.
- اذكر المستجيبين بعلامة @ لضمّهم إلى المحادثة، وأغلق العلامة عند انتهاء الحادثة — فتبقى المحادثة والإجراءات والقرارات مرتبطة بالسجل.
المحادثات التشغيليةالموافقاتالمهامالإشعارات
امنح مدققًا داخليًا أو خارجيًا رؤية محددة بدقة — سجل التدقيق دون القدرة على تعديل أي شيء.
جهّز سير العمل هذا
- ادعُ المدقق من إدارة المستخدمين بدور «مُطّلِع» — قراءةً في الأساس، ويمكن إعادة تسمية الأدوار وفق مصطلحاتكم.
- من الإعدادات ← الأعضاء والأدوار، راجع مصفوفة الصلاحيات ليرى دور «المُطّلِع» الصفحات المقصودة تحديدًا — مثلًا عرض سجل التدقيق والتقارير فقط.
- ولمدققٍ بعينه، استخدم تبويب الصلاحيات في سجله لتجاوز قدرات مفردة — فكل خلية إما «الدور» أو «سماح» أو «منع» صراحةً.
- يرشّح المدقق السجل «إضافة فقط» بالتاريخ والمستخدم والفئة؛ ويصدّره مسؤول مساحة العمل إلى CSV عندما تشمل الخطة تصدير التدقيق.
الأدوار والصلاحياتسجل التدقيقتصدير سجل التدقيق CSVالهيكل التنظيمي
إيقاع إداري متكرر: روتين شهري يولّد مهمة المراجعة، وتقرير محفوظ يقدّم الأرقام، وجدولة تُخطر المالك عند الجاهزية.
جهّز سير العمل هذا
- أنشئ روتينًا شهريًا باسم «مراجعة اتفاقيات الخدمة» مسندًا إلى مدير العمليات، فتظهر مهمة المراجعة تلقائيًا كل شهر.
- من التقارير، شغّل تقرير اتفاقيات الخدمة مرشَّحًا بالفترة والإدارات محل المراجعة، واحفظ الإعداد لإعادة الاستخدام («حفظ الحالي»).
- أضف له جدولة شهرية — يشغّل FlowX التقرير ويُخطر المالك داخل التطبيق عند الجاهزية. ملاحظة: لا ترسل الجداول ملفًا مرفقًا بالبريد.
- أرفق الأرقام المصدَّرة ومحضر الاجتماع بمهمة الروتين، فتغدو مراجعة كل شهر سجلًا كاملًا قابلًا للتدقيق.
الأعمال الروتينية المتكررةالتقاريرالتقارير المجدولةتتبع اتفاقيات مستوى الخدمةالمهام
يجهّز مسؤولو مساحة العمل هذه المسارات من إعدادات FlowX. تستخدم الخطوات أعلاه شاشات المنتج ومسمياته — ولا يُثبَّت شيء تلقائيًا.